¿Un sistema de archivos puede darnos dinero? Aunque de entrada pueda sorprendernos, la respuesta es que sí.
Uno de los problemas que resta tiempo a las empresas es la gestión de los archivos, documentos y procesos. A veces se tiende a confundir almacenamiento con archivo, cuando no es lo mismo. El almacenamiento es tan sólo la ubicación de elementos en un espacio, pero no tiene unos criterios previstos, y se va improvisando cómo colocarlos sobre la marcha. Sin embargo, el archivo requiere al menos una identificación y su clasificación.
Cuando pensamos en documentos y carpetas en papel, parece que todavía es menos grave, ya que cuando no caben, o al no encontrar lo que buscamos hacemos algo de limpieza y rediseño de manera más o menos periódica. Sin embargo, en formato digital el problema se nos multiplica, porque solemos pensar que el “escritorio” de nuestro ordenador es infinito, y también, que como es tan fácil y rápido moverlos, da igual donde lo guardemos. El almacenamiento de nuestros equipos no es ilimitado pero sobre todo, debemos pensar en el tiempo que necesitaremos para recuperar esos documentos.
Los documentalistas son los profesionales que saben cómo enfrentarse a esta gestión y nos advierten que como el tiempo es oro, lo que tardemos en encontrar el documento supone una pérdida de dinero. Pero a su vez, también nos resta capacidades a la hora de ofrecer nuestros servicios o nuestros productos. O pudiera conllevar riesgos jurídicos para los documentos administrativos.
Escaneado o digitalización
Por tanto debemos distinguir dos tipos de escenarios:
- Los documentos electrónicos ya generados originalmente en formato electrónico. Además éstos cada vez van a adquirir más relevancia con la nueva legislación impulsada por el Ministerio, incluyendo la firma digital en los documentos, autentificaciones y demás.
- Los documentos en formato papel. Con éstos conviene que tengamos una copia electrónica.
En ambos, es conveniente que introduzcamos metadatos, o descripciones que nos permitan recuperar los documentos.
Los metadatos son descriptores que van unidos al documento y nos dan datos del documento. Si hacemos un documento en Word o en PDF y accedemos a las propiedades (clickando con el botón derecho sobre el documento, podemos ver datos como el autor, la empresa o la fecha). Si esos documentos, imágenes o páginas están en la web también llevan unidos metadatos, que es conveniente mirarlos, que sean descriptivos no sólo para humanos sino también para navegadores y buscadores. Por ejemplo, si en nuestra web subimos una imagen de cabecera o una imagen que acompañamos a un evento o a un blog, es mejor que tenga un título con palabras que lo describan que tengamos algo como “sin título1.jpg”. Es algo que no supone un esfuerzo extra y nos traerá beneficios a la larga.
Reingeniería de procesos
Un paso más en la gestión de los documentos y los servicios que ofrecemos es tratar de simplificarlos. A menudo, rellenamos tantos formularios que nos cansa hacerlo, y además suelen ser muy repetitivos. Es conveniente que pongamos los campos justos. Por tanto, hemos de pensar qué necesitamos saber de ese cliente en ese formulario o solicitud, distinguiendo por ejemplo la información que ya tenemos del cliente para pedirle solo aquello que necesitamos de él, y consultar en nuestra base de datos el resto de la información que necesitemos, e incluso vincularla. A veces, con un nombre para dirigirnos a él, un email o teléfono, y un campo de texto para que nos explique lo que quiere puede ser suficiente. Así sí que querrá rellenarlo y nos explicará mejor lo que quiere. Los dos ganaremos tiempo y podremos darle un mejor servicio. En suma, solo sabremos la mejor solución para cada caso, si lo pensamos antes.
Un ejemplo más complejo de ésto es lo que están haciendo en el Ayuntamiento de Gandía donde hacen reingeniería de procesos, es decir han hecho un inventario desglosado de todos los servicios que ofrecen (solicitar un certificado de empresa, una licencia de obras, la matrícula escolar…) pero como si fueran piezas o fases de un proceso de fabricación de un coche, y así han podido ver que la mayoría de los “coches” repiten muchas fases, y sus funcionarios sólo necesitan muy pocos datos. Eso se traduce en que aligera tanto el tiempo que se reducen las colas, las veces que la ciudadanía ir al ayuntamiento, funcionarios que pueden dedicarse a otras cosas, en suma, se traduce en miles de euros, que en este caso son de la sociedad.
Si tienes curiosidad puedes leer más en los artículos del documentalista que lo ha llevado a acabo, Joan Carles Faus o viendo la web del Ayuntamiento de Gandía.
Créditos de la imagen: Photo by Lysander Yuen on Unsplash